Para crear una empresa primero debemos elaborar el plan de empresa y una vez hecho, conocer los trámites legales que debemos realizar para constituir la misma.
Tras elegir la forma en que el emprendedor quiere constituir su nuevo negocio (ya sea como autónomo o como Sociedad) debe tener en cuenta diversos trámites. Por ejemplo, si forma una Sociedad Limitada podrá ser autónomo y a la vez socio.
Antes de comenzar a explicar los pasos a dar en este aspecto, querríamos especificar la diferencia entre empresa y sociedad.
Para ello debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) y tramitar de forma electrónica la gestión del alta de la empresa para enviarlo a las administraciones pertinentes.
Además, el emprendedor tendrá que darse de alta bien en la Seguridad Social o en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, según el rol que tenga en la sociedad.
Los trámites necesarios son los que detallamos a continuación:
Solicitud de la certificación negativa del nombre
Acredita que no hay otra sociedad constituida con el mismo nombre que la nueva empresa a registrar. Con esta certificación se realiza la inscripción en el Registro Mercantil.
Para agilizar el trámite sobre la denominación de la empresa, existe una bolsa abierta al público para que la gente pueda confirmar qué nombres ya han sido usados.
El plazo para inscribir la empresa en el Registro Mercantil Provincial es seis meses como máximo. Pasado ese tiempo el nombre podrá ser usado por otros y ya no valdrá el certificado.
Ingreso y certificado del capital Social Exigible
Para autónomos individuales o emprendedor de responsabilidad social limitada no es necesario ningún aporte financiero mínimo.
En el caso de una Sociedad Limitada, el capital social exigible son 3.000 euros que se han de ingresar en la entidad bancaria que corresponda.
En el caso de la Sociedad Anónima son 60.000 euros, es decir, un 25% del capital social mínimo.
El ingreso se debe acreditar ante notario presentando la certificación bancaria del aporte.
Más información en este enlace sobre formas jurídicas y aportes
Elaboración de los Estatutos y formalización de la escritura de constitución
La escritura de constitución de la sociedad recoge la declaración y datos de sus socios.
También figuran los datos de la sociedad, la naturaleza de sus aportaciones y el nombramiento de los administradores.
En la escritura de constitución están los estatutos con las normas básicas para el funcionamiento de la sociedad.
Solicitud del Código de Identificación Fiscal (NIF) Provisional
Es un documento provisional con una validez limitada. Este documento es útil cuando todavía no se puede aportar la documentación necesaria para obtener el definitivo.
Se puede solicitar en la Agencia Tributaria con cita previa.
Será necesario aportar los siguientes documentos:
- Declaración del alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores (Modelo 036).
- Acreditación de quién es cada socio de la empresa: copia del DNI o documento nacional de identidad
- Contrato del acuerdo de voluntades en el caso de sociedades. Deben figurar quiénes son los titulares de la empresa.
Este documento debe tener los siguientes datos:
- Nombre de la sociedad.
- Personas reunidas (socios que fundan la empresa) con su NIF, nombre y domicilio fiscal, y el porcentaje de acciones que tienen en la empresa.
- Conceptos del acuerdo
- Tipo jurídico de la sociedad.
- Domicilio fiscal y social de la sociedad
- Actividades que desarrollará la empresa
- Fecha de cierre del ejercicio social, es decir, fecha de cierre de cada ejercicio de actividad, que suele ser a fin de año.
- Aporte económico con el que se funda la empresa
- Al final del documento se incluye la firma e identificación de los socios y representantes
Junto a esta documentación, se tiene que rellenar el impreso oficial del modelo 036 y marcar la casilla 110 y páginas 1, 2B, 2C, 3, 8.
Inscripción de la Sociedad en el Registro Mercantil Provincial
La inscripción de una Sociedad, en el Registro Mercantil, produce su plena capacidad jurídica. En el caso del empresario individual, la inscripción es voluntaria.
Este trámite se realiza en el Registro Mercantil de la provincia en la que esté domiciliada la sociedad.
En el caso de las sociedades, la solicitud de registro ha de cumplimentarse con la siguiente documentación:
- La Escritura Pública de constitución de la Sociedad.
- Fotocopia del Número de Identificación Fiscal (NIF), aunque sea provisional.
- Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales. Impreso Modelo 600
En el caso de las sociedades con responsabilidad limitada, la solicitud de registro se cumplimentará con:
- Documentación notarial o la instancia suscrita con la firma electrónica reconocida del empresario y remitida telemáticamente al Registro.
- Alta en el Censo de Empresarios y Profesionales.
- DNI o NIE.
- Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales
Más información sobre la inscripción de la Sociedad en el Registro Mercantil Provincial
Obtención del NIF definitivo
La solicitud se realiza mediante la presentación del modelo 036 en la Agencia Tributaria. La solicitud debe acompañarse de la siguiente documentación:
- NIF provisional de la empresa
- Fotocopia de DNI del representante de la empresa y autorizado.
- Escritura de constitución de la empresa con el sello de inscripción registral.
El plazo de presentación de la documentación es desde el mes siguiente a la fecha de constitución de la sociedad o entidad sin personalidad jurídica.
Más información sobre este trámite en la página web de la Agencia Tributaria
Alta en el Impuesto de Actividades Económicas
Esta tasa es municipal y se encarga de gravar actividades económicas. La actividad puede ser empresarial, artística o profesional. Están exentas las actividades agrícolas, ganaderas o pesqueras, entre otras.
Es un impuesto que tienen que pagar todos los empresarios y se abona aunque la actividad no se realice en ámbito local.
Para darse de alta hay que rellenar el modelo 840, acción que puede realizar online
Declaración censal
Con este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa ofrece sus datos personales a la Agencia Tributaria.
Para la declaración censal es necesario cumplimenta el modelo 036.
La declaración se puede presentar en la Administración o en la Delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal. También se puede presentar por vía telemática.
Afiliación a la Seguridad Social
Recoge la obligación por parte del empresario de afiliar a los trabajadores que contrate y que no estuvieran dados de alta.
Más información en este enlace sobre los trámites para dar de alta o de baja a trabajadores.
La documentación que se ha de presentar para poder completar la solicitud de afiliación es la siguiente:
- Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la seguridad social, asignación de número de seguridad social y variación de datos
- Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
- Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.
Tras el alta cada trabajador tiene un número de la Seguridad Social asignado que le identifica de forma personal e intransferible.
Licencia de apertura y actividad
La licencia de apertura y actividad son licencias municipales obligatorias. Es necesaria para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento.
Es un documento que da permiso para la actividad y confirma las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad.
Para las obras pertinentes en el local necesitará una licencia de obras.
El permiso de apertura se ha pedir en el Ayuntamiento. Este permiso se dará tras elaborar un informe técnica, pagar determinadas tasas municipales por dicha apertura, y tener un visado de un técnico del ayuntamiento que confirma que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.).
La respuesta del Ayuntamiento puede tardar entre unos meses o incluso un año. Dependerá de la lista de espera que exista en cada momento para las gestiones oficiales a realizar en cada localidad.
Existen casos en los que se presenta la Declaración Responsable. En este caso con ello se solicita la licencia de apertura y no se precisa respuesta del ayuntamiento, salvo que lo denieguen.
También según el servicio que prestará la sociedad deben solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancias peligrosas, etc.
Alta en el Registro de Establecimientos
Se trata de un registro que se realiza por comunidades. Las empresas que se dedican a actividades industriales o de servicios deben registrar el establecimiento donde realizarán su actividad.
Este trámite también está disponible con certificados electrónicos reconocidos por las comunidades para efectuarse online. En Madrid por ejemplo solo se realiza mediante esta vía.
Comunicación de apertura del centro de trabajos
Cuando un emprendedor va a abrir un centro de trabajo ha de informar de ello. La comunicación la realizará a la Dirección General de Trabajo o delegación que le pertenezca por zona.
Es habitual que esta solicitud se entregue por vía telemática a través del registro electrónico. Por ejemplo, en Madrid solo se puede realizar online.
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